Einschränkung der Verarbeitung (Art. 4 Nr. 3 DSGVO)

Art. 4 Nr. 3 DSGVO definiert die Einschränkung der Verarbeitung als die Markierung gespeicherter personenbezogener Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken. Die Definition ist technikneutral und beschreibt sowohl den Vorgang (Markierung) als auch seinen Zweck (Begrenzung künftiger Verarbeitung).

1 Überblick

Die Einschränkung der Verarbeitung ist als Unterfall der Verarbeitung selbst eine Verarbeitungsform im Sinne der DSGVO. Ihr Kerngedanke: Die Daten bleiben gespeichert, ihre aktive Nutzung wird jedoch durch eine technische oder organisatorische Markierung blockiert. Auf eingeschränkte Daten darf außer zur bloßen Speicherung nur unter den engen Voraussetzungen des Art. 18 Abs. 2 DSGVO zugegriffen werden, nämlich mit Einwilligung der betroffenen Person, zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen, zum Schutz einer anderen Person oder wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses.

Das Recht auf Einschränkung steht der betroffenen Person nach Art. 18 Abs. 1 DSGVO in vier Situationen zu: wenn sie die Richtigkeit der Daten bestreitet (für die Dauer der Überprüfung), wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist, sie aber keine Löschung wünscht, wenn der Verantwortliche die Daten nicht mehr benötigt, die Person sie jedoch zur Rechtsverfolgung braucht, und schließlich solange ein Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO noch nicht abschließend beurteilt ist.

Der Begriff knüpft inhaltlich an die frühere „Sperrung" an. Erwägungsgrund 67 DSGVO verwendet den Begriff „sperren" noch als Synonym und umschreibt damit dasselbe Konzept unter neuem Namen.

2 Methoden der Einschränkung

Erwägungsgrund 67 DSGVO nennt drei Methoden, die zeigen, wie eine Einschränkung technisch umgesetzt werden kann:

• vorübergehendes Übertragen der Daten auf ein anderes Verarbeitungssystem,
• Sperren für Nutzerinnen und Nutzer,
• vorübergehendes Entfernen veröffentlichter Daten von einer Website.

In automatisierten Dateisystemen muss die Einschränkung grundsätzlich durch technische Mittel erfolgen, sodass die Daten weder weiterverarbeitet noch verändert werden können (Erwägungsgrund 67 DSGVO). Zusätzlich ist im System unmissverständlich auf die bestehende Einschränkung hinzuweisen.

3 Abgrenzungen

3.1 Verhältnis zur früheren Sperrung (BDSG a. F.)

Das frühere BDSG kannte eine Sperrung als Ersatz für die Löschung, wenn letztere wegen der Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand möglich war. Diese Regelung ist mit dem Inkrafttreten der DSGVO entfallen. Systeme, die eine Löschung technisch nicht abbilden können, müssen daher um entsprechende Löschroutinen ergänzt werden. Die Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 4 Nr. 3 DSGVO erfüllt eine andere Funktion: Sie sichert dem Verantwortlichen und der betroffenen Person einen Schwebezustand, in dem die Daten erhalten bleiben, aber nicht aktiv genutzt werden dürfen.

3.2 Einschränkung, Archivierung und Löschung im Vergleich

Die drei Maßnahmen verfolgen unterschiedliche Ziele und haben unterschiedliche Rechtsgrundlagen. Die folgende Tabelle stellt sie gegenüber:

Archivierungsprogramme ersetzen die Einschränkung der Verarbeitung nicht: Sie müssen ihrerseits Einschränkung und Löschung technisch ermöglichen, um die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen. Eine dauerhafte Aufbewahrung statt Löschung ist nur auf der Grundlage des Archivrechts zulässig, und auch dort nur unter den Garantien des Art. 89 DSGVO. Das Bundesarchivgesetz (BArchG) richtet sich an Bundesbehörden und vergleichbare öffentliche Stellen; für private Unternehmen gilt es nicht. Für den nicht-öffentlichen Bereich sind die einschlägigen Archivgesetze der Länder und die allgemeinen DSGVO-Grundsätze maßgeblich.